Qu’est-ce que la GED, et comment l’optimiser ?
La GED, gestion électronique des documents, ou en anglais DMS pour Document management System, est un logiciel permettant de gérer les informations dans une structure. Tout en informatisant l’organisation de la documentation, la GED intègre différentes fonctionnalités pour faciliter l’automatisation de la gestion des documents.
Dans son utilisation la plus basique, la GED propose une gestion des documents de l’entreprise en les stockant et en permettant de les visualiser. Des versions plus optimisées et pointues donnent à l’utilisateur la possibilité de créer et d’éditer directement un document sans avoir à le télécharger.
Quelle que soit la GED sélectionnée, son objectif premier est de veiller à classer les documents, soit par un système d’arborescence, soit par un système d’index, soit par une fusion des deux. En optimisant l’organisation et la numérisation documentaire, la GED participe au processus de collaboration, de capitalisation et d’échanges d’informations au sein d’une même société.
Toujours dans une recherche de productivité, de nombreuses options peuvent être installées. Elles facilitent, entre autres, la vie des utilisateurs en présentant des fonctionnalités comme : des tchats documentaires, des outils d’annotations ou de la fusion de fichiers PDF.
Des technologies pour optimiser sa GED
Ensemble, ces différentes technologies visent à segmenter et à extraire, par reconnaissance, les informations numérisées. Les données ainsi relevées serviront à générer la GED le plus efficace possible.
La LAD, lecture automatique de document, permet de récupérer des informations au moment de la numérisation des éléments. Ces données peuvent alors être utilisées comme métadonnées pour faciliter les recherches.
La RAD, reconnaissance automatique des documents, consiste à déterminer la nature du document, comme une facture ou un devis, par le biais d’éléments visuels (code-barres, images, encadrés…) pour un rangement plus efficace.
L’OCR, reconnaissance optique des caractères ou encore vidéocodage, lit et analyse les éléments écrits pour l’adapter à un format texte.
L’ICR, reconnaissance intelligente de caractères, s’utilise davantage dans le cadre de documents manuscrits puisque cette technologie intègre la reconnaissance de ce type de format.
La gestion électronique des documents, un système pour toutes les entreprises
La démocratisation du télétravail comme nécessité a mis en avant l’impératif pour les sociétés de s’équiper en conséquence. Il n’est venu qu’amplifier un phénomène déjà en mouvement, initié notamment par la facturation électronique obligatoire pour les entreprises et la dématérialisation progressive de nos petits papiers. La multiplication des logiciels visant à simplifier le processus de numérisation des documents est la preuve que la GED est promise à un bel avenir.
Désormais, vous n’aurez plus qu’un seul unique emplacement où se concentreront vos recherches documentaires. Le stockage et la sauvegarde de vos documents et contenus numérisés représentera un gain de temps non négligeable pour vos collaborateurs. Gérer ensemble toutes vos informations, et participer collectivement à une meilleure organisation, sont autant de raisons qui pousseront votre entreprise à adopter la gestion électronique des documents au quotidien.
Différents types de GED sont proposés sur le marché. 3S2I vous aidera à trouver l’outil le plus pertinent, qui correspondra parfaitement à vos attentes. Contactez nos experts !