Dématérialisation des factures : obligations et avantages !

A l’horizon 2020, toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises devront dématérialiser leurs factures. Découvrons les obligations mais aussi les avantages qui en découlent.

Avant toute chose, petit rappel des obligations de dématérialisation des factures depuis 2017 selon la taille de l’entreprise :

• Depuis le 1er janvier 2017, pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques ;
• Depuis le 1er janvier 2018, pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 et 5 000 salariés) ;
• Depuis le 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés) ;
• A partir du 1er janvier 2020, pour les TPE (moins de 10 salariés).

Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture électronique ?

• L’identité du vendeur ou du prestataire de services : Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).

• L’identité du client : Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier), adresse de livraison.
• Le numéro de la facture : Numéro unique pour chaque facture et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.
• La date de la facture : Date à laquelle la facture est émise.
• La date de la vente ou de la prestation : Date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de services.
• Les identifications à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Numéro d’identification du vendeur ou prestataire, numéro d’identification du client (si c’est un professionnel redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.
• Le taux de TVA légalement applicable : Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.

• Un avantage logistique : les milliers de pages accumulées aux archives sont désormais stockées sur un disque dur ou en ligne, dans un espace sécurisé qui fait office de coffre- fort numérique.
• Un avantage pour le suivi : la dématérialisation facilite la traçabilité et centralise la gestion des factures.
• Un avantage en matière de sécurité : la Gestion Electronique des Documents (GED) regroupe un ensemble de solutions destinés à sécuriser les documents dématérialisés, avec un système de sauvegarde.
• Un avantage économique : les factures dématérialisées coûtent moins cher et sont plus facile à retrouver sur un disque dur ou un espace Cloud que les factures papier.

On observe donc peu à peu une « uniformisation des factures » rendue possible par les éditeurs de GED et les logiciels de dématérialisation. N’hésitez pas à faire appel à nos services pour bénéficier de ces atouts !