Le bulletin de paie devient électronique

Après les marchés publics, la dématérialisation s’attaque aux bulletins de paie. Explications de 3S2I, entreprise spécialisée dans la gestion de documents à Nice, Monaco et Toulon.

A partir du 1er janvier 2017, les bulletins de paie pourront être remis sous forme électronique, par défaut. C’est ce qu’indique notamment l’article 54 qui encourage les entreprises à abandonner le format papier : « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données. »

Introduit dans le droit français en 2009, le bulletin de salaire électronique était juste qu’alors, soumis à l’accord préalable du salarié. « Désormais, il pourrait être distribué par les employeurs qui le souhaitent, de façon systématique sous forme électronique », explique Etienne Panis – Directeur associé de 3S2I, entreprise spécialisée dans la gestion de documents à Nice, Monaco et Toulon.

Comment ça marche ?

Les salariés pourront accéder à la version numérique de leur bulletin de paie via une plateforme de services en ligne, gérée par la Caisse des dépôts et des consignations.

L’article 39 de la loi précise que « chaque titulaire d’un compte personnel d’activité peut consulter les droits inscrits sur celui-ci et peut les utiliser en accédant à un service en ligne gratuit (…) Chaque titulaire d’un compte a également accès à une plateforme de services (…) qui lui donne accès à un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique ».

A noter :

• Les entreprises souhaitant migrer vers la dématérialisation devront informer les salariés de leur droit d’opposition 1 mois avant la mise en place du dispositif.

• En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire assurant la conservation des bulletins, les employés devront être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de récupérer leurs bulletins de paie archivés sous forme numérique.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Selon l’étude d’impact du gouvernement, « l’accélération des flux, la diminution des coûts de traitement, la diminution des frais d’envoi et la suppression d’une partie des surfaces de stockage » pourraient réduire de 10 à 32 centimes le coût de chaque bulletin de paie.

Mais, « au delà l’aspect financier et économique, l’instauration du bulletin de paie dématérialisé présente d’autres avantages :

• L’archivage électronique de documents optimise la gestion documentaire et le gain d’espace.
• Plus respectueuse de l’environnement, la dématérialisation du bulletin de paie devrait permettre aux entreprises de réduire leurs empreintes écologiques.

Enfin, l’instauration du bulletin de paie dématérialisé véhicule une image moderne et dynamique de l’entreprise, qui s’inscrit dans une démarche de digitalisation. », poursuit Etienne Panis.

Le saviez-vous ? Actuellement, la France compte seulement 15% de bulletins de paie dématérialisés, contre 95% en Allemagne et 73% en Grande-Bretagne.